Cobros vencidos: cómo recobrar con método y sin sustos

Un cobro vencido no es un problema comercial: es un agujero en la caja con fecha de ayer. Y rara vez viene solo. El cliente que paga tarde una vez suele pagar tarde siempre, y la empresa acaba financiando a sus clientes con su póliza sin haberlo decidido. Esta guía cuenta qué cuesta de verdad un cobro que no llega, cómo se lee la cartera vencida, un método de cinco pasos que cobra sin perder al cliente, y cómo meter lo vencido en la previsión sin engañarse.

Lo que cuesta un cobro que no llega

• Financiación forzada. El dinero que no entra hay que sacarlo de otro sitio, casi siempre de la póliza. Un cobro de 20.000 € que se retrasa 45 días al 4,5 por ciento cuesta 112 € de interés: poco, hasta que son doce cobros al mes y el saldo dispuesto ya no baja nunca.
• El agujero se acumula. Cada cobro retrasado desplaza el siguiente pago. El plan decía que el día 18 se pagaba con lo cobrado el 15; si el 15 no entra, el 18 es el día de la rotura. En el caso de ejemplo de la portada, cinco facturas vencidas suman 84.190 €, y eso es exactamente lo que separa un octubre que aguanta de uno que no.
• La probabilidad de cobrar cae con los días. Una factura con 15 días de retraso se cobra casi siempre; una con 90 ya es una negociación; con más de 180, una provisión. El coste real del vencido no es el interés: es la parte que no se cobra jamás.
• El tiempo de gestión. Las horas de llamadas y correos que no salen en ninguna cuenta, y las decisiones que se toman a ciegas porque nadie sabe cuánto hay vencido de verdad.

La cartera por antigüedad

Lo primero es ver la cartera vencida como lo que es: no una lista de facturas, sino una distribución por tramos de antigüedad, con un importe y un número de clientes en cada tramo. La acción depende del tramo, no del importe.

Dos cifras más que conviene mirar cada semana: qué parte de la cartera vencida está en un solo cliente (si la mitad del vencido es un nombre, el problema no es de recobro, es de riesgo de concentración) y el plazo medio real de cobro frente al plazo pactado, porque la distancia entre los dos es lo que la empresa está financiando a sus clientes cada mes.

El método en cinco pasos

1. Cinco días antes del vencimiento: el recordatorio. Un correo breve con la factura, el importe y la fecha. La mitad de los retrasos son de proceso, no de voluntad, y este mensaje los evita antes de que existan.
2. Tres días después: la llamada. No un correo. Se pregunta si la factura está conforme, cuándo está prevista en su circuito de pagos, y se anota la fecha que el cliente da. Esa fecha es la que entra en la previsión.
3. A los quince días: el estado de cuenta. Un correo formal, con todas las facturas pendientes, la fecha comprometida que no se cumplió y una propuesta concreta: pago inmediato o plan de pagos con fechas. Sin amenazas y sin adjetivos, con datos.
4. A los treinta: el escalado. La conversación sube un nivel a cada lado: de administración a dirección. Se suspende el servicio o los envíos si el contrato lo permite, y el plan de pagos se firma, no se habla.
5. A los sesenta: la decisión. Reclamación formal por burofax con los intereses de demora, y una decisión con números delante: proceso monitorio si el importe lo justifica, cesión a una agencia de recobro si no compensa el tiempo propio, o provisión si la probabilidad de cobro ya no paga la gestión.

Una regla que sostiene los cinco pasos: cada gestión queda registrada, con fecha, persona y compromiso. Sin ese registro no hay escalado posible, porque nadie sabe en qué paso está cada factura, y el cliente que paga tarde lo sabe.

Fecha esperada y porcentaje de recuperación

Un cobro vencido tiene que estar en la previsión de tesorería, pero no en su fecha original, que ya pasó, ni «mañana», que es lo que se pone para no pensar. Entra con dos datos: la fecha que el cliente ha comprometido en la última gestión y un porcentaje de recuperación que depende del tramo. Como referencia orientativa, y cada empresa afina los suyos con su histórico: del orden del 95 por ciento hasta los 30 días, 80 entre 31 y 60, 50 entre 61 y 90 y 20 a partir de ahí. Una factura de 10.000 € con 70 días de retraso vale 5.000 € en el plan, y el día que entra entera es una buena noticia, no una sorpresa que se daba por hecha.

El error contrario es igual de caro: quitar el vencido de la previsión porque «ya se verá». Desaparece de la pantalla, no del agujero, y el plan se vuelve más optimista justo cuando más necesita ser realista.

Y un límite que conviene tener claro: lo vencido no se financia, se gestiona. El factoring anticipa facturas vivas de clientes solventes; una factura vencida hace 60 días ninguna entidad la toma, o la toma a un precio que no compensa. La guía de confirming y factoring explica dónde termina la financiación y dónde empieza el recobro.

Esto es lo que hace el módulo de recobros de Lyquia: lleva los cobros vencidos por antigüedad, registra cada gestión con su fecha, mete el cobro previsto en el calendario con la fecha comprometida y su porcentaje, y lo devuelve al flujo cuando entra de verdad.

Cómo prevenir, que es más barato que recobrar

• Condiciones claras en el pedido: plazo, forma de pago e intereses de demora por escrito. La ley de morosidad fija un máximo de 60 días entre empresas, y ponerlo en el contrato evita la conversación sobre «lo habitual del sector».
• Un límite de riesgo por cliente, revisado cada trimestre, y un freno automático: con dos facturas vencidas no se sirve la tercera sin hablar.
• Facturar bien y el mismo día. La factura con un dato mal es la primera excusa para no pagar, y la que se emite una semana tarde retrasa el cobro una semana.
• Cobrar por recibo domiciliado o por confirming del cliente cuando se pueda: el cobro deja de depender de que alguien se acuerde.
• Anticipar las facturas de los clientes buenos con plazos largos, con factoring o anticipo, en vez de esperar 90 días y financiar la espera con la póliza.
• Un responsable y un día fijo a la semana. El recobro sin dueño no ocurre; con dueño y con hora, ocurre en media mañana.

Preguntas rápidas

¿Cuándo dejo de gestionar un vencido y lo provisiono?

Cuando la probabilidad de cobro ya no paga el tiempo de gestión, normalmente a partir de los 90 días sin compromiso cumplido. Provisionar no es renunciar: es dejar de contar con ese dinero en el plan mientras se decide si compensa el monitorio o la cesión.

¿Puedo reclamar intereses de demora?

Sí. La ley de morosidad los reconoce sin necesidad de pactarlos, al tipo del Banco Central Europeo más ocho puntos, y permite reclamar además una indemnización por costes de cobro. En la práctica se usan más como palanca de negociación que como ingreso.

¿Agencia de recobro o proceso monitorio?

El monitorio es rápido y barato para deudas documentadas y clientes solventes que simplemente no pagan. La agencia cobra un porcentaje de lo recuperado y tiene sentido cuando el tiempo propio vale más que ese porcentaje. Con una deuda de un cliente que ha cerrado, ninguna de las dos: provisión.

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