Un plan de tesorería no es una hoja con doce columnas. Es la respuesta, con fecha, a una sola pregunta: ¿voy a poder pagar lo que tengo que pagar el día que toca, cada día de los próximos doce meses? Y es, sobre todo, la rutina que hace que esa respuesta siga siendo verdad el mes que viene. La guía de la previsión en Excel cuenta cómo apuntar los datos; esta cuenta cómo convertirlos en un plan que se usa.
Por qué doce meses y por qué día a día
Doce meses, y rodantes. Con menos de seis no se ven los impuestos trimestrales ni la estacionalidad: el pico de ventas de otoño, el valle de agosto, la paga extra de diciembre. Con doce se ve el año entero, y «rodante» significa que cada mes que termina sale por delante y entra uno nuevo por detrás, de modo que siempre hay un año por delante y nunca un trimestre a ciegas.
Día a día, no mes a mes. Los cobros y los pagos no llegan a la vez dentro del mes. Un mes que cierra con 9.000 € de más puede esconder un día 18 con 46.000 € de menos: es la rotura intra-mes, y una tabla mensual no la ve jamás. El plan se construye con la fecha real de cada movimiento y el saldo se acumula día a día.
Con una fecha de corte. El plan arranca un día concreto, con el saldo de ese día. Todo lo anterior ya es historia, y lo que venció antes del corte y sigue sin cobrarse o sin pagarse no es previsión: es deuda pendiente, y se trata aparte (ver el apartado del colchón). Mezclar lo vencido con lo previsto es la manera más rápida de dejar de creerse el plan.
Las partidas que no pueden faltar
El orden importa: primero lo que no se negocia, después lo que tiene fecha por ley, y al final lo que depende de otros. Así el esqueleto del plan es sólido antes de añadirle la carne.
| Partida | Cuándo | Se mueve |
|---|---|---|
| Nóminas | Último día del mes | No |
| Seguros sociales | Último día del mes siguiente | No |
| IVA y retenciones | Día 20 de enero, abril, julio y octubre | Solo con aplazamiento |
| Pagos fraccionados de sociedades | Abril, octubre y diciembre | Solo con aplazamiento |
| Alquileres, cuotas, seguros anuales | Su fecha de contrato | Rara vez |
| Proveedores | Vencimiento real de cada factura | Según el tipo de pago |
| Cobros de clientes | Fecha esperada de cobro, no de factura | Depende del cliente |
| Vencimientos de líneas | Renovación de pólizas, confirming, cuotas | Con el banco |
| Extraordinarios | La paga extra, la máquina, el seguro anual | A veces |
Dos detalles que separan un plan útil de uno decorativo. En los proveedores, el tipo de pago: una transferencia la decide la empresa, un recibo domiciliado se carga sí o sí, un confirming o un pagaré implican al banco. Y en los cobros, la fecha esperada: si un cliente paga sistemáticamente 20 días tarde, el plan lo apunta con esos 20 días, porque una previsión con fechas de factura es ficción con formato de tabla.
El colchón y el saldo de partida
El colchón es el mínimo de caja que la empresa decide no perforar nunca. Una referencia práctica: un mes de nóminas más seguros sociales más recibos fijos. La rotura de caja no es llegar a cero, es cruzar esa línea; y el colchón es lo que convierte un susto en un aviso con margen.
El saldo de partida es caja real: la suma de los saldos de todas las cuentas el día del corte. No se le suma el disponible de las pólizas de crédito. Es el error más común de las hojas de cálculo caseras y el más caro: sumar la póliza tapa todos los agujeros, gratis y para siempre, y deja a la empresa sin saber cuál era el problema hasta que el banco no renueva. La póliza entra en el plan como lo que es, una línea con su vencimiento, que se dispone por tramos cuando la curva lo pide y se devuelve cuando entran los cobros (la guía de la póliza explica cómo).
Lo vencido va aparte. Un cobro que venció antes del corte y no ha llegado entra en el plan con la fecha que el cliente ha comprometido y un porcentaje de recuperación realista, no con la fecha original ni al cien por cien. Un pago que venció y no se ha hecho entra con la fecha real en que se va a pagar. Los dos se gestionan con su propio método, y el plan solo refleja lo que se espera de verdad de ellos.
Escenarios: qué pasa si
El plan base es el que la empresa cree; el que la salva es el que no le gusta. Cuatro preguntas que conviene hacerle al plan cada mes:
- ¿Y si el cliente grande paga 30 días tarde? Se mueve ese cobro y se mira dónde queda el nuevo día de rotura. Si cae sobre el 20 de un mes de impuestos, ya se sabe qué conversación hay que tener en octubre, y no el 19.
- ¿Qué pagos se pueden mover, y cuáles no? Los de proveedor con factura, con confirming o negociando la fecha. Los recibos, las nóminas y los impuestos, no: para esos días la única línea es la póliza por tramos, o el aplazamiento con la administración, que existe y tiene condiciones.
- ¿Qué línea para qué? Confirming para aplazar un pago a proveedor, factoring o anticipo para adelantar un cobro de cliente, y la póliza solo para el descubierto que se cierra solo con los cobros siguientes. Nunca la póliza para mover un vencimiento, aunque ese día parezca más barata: convierte una operación con fin en deuda que se queda.
- ¿Cuánto cuesta cada escenario? El interés de esos días por esa línea, con el Euríbor del día. Un aplazamiento de 53.024 € a 47 días cuesta 261,67 € por la línea más barata y un 30 por ciento más por la siguiente: se decide con el número delante, no con la costumbre.
Un escenario que no se puede cerrar dentro de los doce meses no es un escenario de tesorería: es un aviso de que la empresa gasta más de lo que ingresa, y la financiación a corto solo cambia el mes en que se ve.
La rutina que lo mantiene vivo
Un plan de tesorería caduca en semanas. La diferencia entre las empresas que lo usan y las que lo tienen es una rutina corta y fija:
- Cada lunes, quince minutos. Actualizar el saldo de partida con el banco, marcar lo cobrado y lo pagado, mover a fecha realista los cobros que no llegaron, y mirar cuatro cosas: el día de rotura, el peor mes, el disponible real del pool y la lista de vencidos.
- Cada mes. Añadir el mes trece, revisar los impuestos del trimestre que viene, comparar lo previsto con lo real partida por partida, y corregir el patrón: si un cliente lleva tres meses pagando 20 días tarde, el plan lo apunta así desde hoy.
- Cada trimestre. Renovaciones y vencimientos de líneas, y la conversación con los bancos con la curva delante: se negocia mejor un límite que dice la previsión que uno que se pide por si acaso.
Tres señales de que el plan está muerto: lleva tres semanas sin tocarse, el saldo de partida no cuadra con el banco, y los cobros llevan fecha de factura. Cualquiera de las tres vale para dejar de creérselo, y un plan que no se cree no sirve para decidir.
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¿Cada cuánto hay que actualizar el plan de tesorería?
Semanal si se puede, mensual como mínimo. Importa más la regularidad que la perfección: un plan al 90 por ciento actualizado cada lunes gana a uno al 100 por ciento revisado una vez al trimestre.
¿Qué hago con lo que venció antes de la fecha de corte?
No es previsión, es deuda pendiente. Los cobros vencidos entran con la fecha comprometida por el cliente y un porcentaje de recuperación realista; los pagos vencidos, con la fecha real en que se van a pagar. Y los dos se gestionan aparte, con su método.
¿Y si no sé cuándo va a pagar un cliente?
Usa su retraso medio del último año, que casi siempre se conoce aunque nadie lo haya calculado. Una fecha realista con margen de error vale más que una fecha teórica exacta.
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